Prompt engineering untuk dokumen administratif berarti memberi AI kerangka resmi, data kegiatan yang sebenarnya, dan aturan bahasa yang berlaku, lalu memintanya menyusun per bagian. Dengan cara ini, ChatGPT atau Claude bisa memangkas waktu menyusun Kerangka Acuan Kerja (KAK), nota dinas, dan laporan kegiatan dari berjam-jam menjadi puluhan menit, tanpa mengarang isi.

Panduan ini ditujukan untuk staf instansi pemerintah, BUMN, kampus, dan perusahaan yang rutin menyusun dokumen formal.

Prinsip Sebelum Mulai

  • AI menyusun, kamu yang menentukan isi. Angka anggaran, dasar hukum, dan target kegiatan harus berasal dari data resmi, bukan dari AI.
  • Jangan tempel dokumen rahasia ke layanan AI publik. Samarkan nama pejabat, nomor rekening, dan data pribadi. Ikuti kebijakan instansimu tentang penggunaan AI.
  • Dasar hukum wajib dicek. AI sering menyebut nomor peraturan yang salah atau sudah dicabut. Cek di JDIH atau peraturan.go.id.

Menyusun KAK dengan Prompt Engineering

KAK umumnya terdiri dari latar belakang, maksud dan tujuan, sasaran, ruang lingkup, keluaran, jadwal, dan biaya. Format persisnya mengikuti pedoman instansi masing-masing. Susun per bagian, jangan sekaligus.

Langkah 1: Beri kerangka dan data mentah

Kamu membantu menyusun Kerangka Acuan Kerja (KAK) dengan bahasa
Indonesia baku sesuai kaidah PUEBI/EYD.

Kegiatan: Pelatihan Literasi Digital untuk 60 pelaku UMKM
Lokasi: [kota], Waktu: [bulan tahun], 2 hari
Penyelenggara: [unit kerja]
Masalah yang ingin diatasi: [data atau temuan, misalnya hasil survei]
Keluaran yang diharapkan: [jumlah peserta, sertifikat, toko online aktif]

Susun bagian LATAR BELAKANG saja, 2-3 paragraf. Gunakan hanya data
di atas. Kalau butuh data tambahan, tulis [PERLU DATA: ...] di
tempat yang sesuai, jangan mengarang angka atau peraturan.

Instruksi [PERLU DATA] adalah kunci. AI akan menandai bagian yang perlu kamu isi, bukan mengisinya dengan angka karangan.

Langkah 2: Maksud, tujuan, dan sasaran

Berdasarkan latar belakang yang sudah disetujui di atas, susun:
- Maksud (1 kalimat)
- Tujuan (3-4 poin, terukur)
- Sasaran (siapa dan berapa)
Tujuan harus bisa dinilai berhasil atau tidak setelah kegiatan.

Langkah 3: Ruang lingkup dan jadwal

Susun ruang lingkup kegiatan dalam tabel: Tahap | Kegiatan | Waktu |
Penanggung jawab. Tahap: persiapan, pelaksanaan, pelaporan.
Waktu pelaksanaan: [tanggal]. Penanggung jawab cukup tulis jabatan.

Langkah 4: Rincian biaya

Bagian biaya sebaiknya tidak diserahkan ke AI. Gunakan standar biaya yang berlaku di instansimu (misalnya Standar Biaya Masukan untuk instansi pemerintah). AI boleh dipakai untuk merapikan tabel dari angka yang sudah kamu tentukan, atau mengecek penjumlahan. Untuk menghitung persentase pos anggaran, gunakan Kalkulator Persentase.

Nota Dinas dan Surat Resmi

Susun nota dinas dari [jabatan pengirim] kepada [jabatan penerima]
tentang [perihal]. Isi pokok: [poin-poin]. Gunakan struktur nota
dinas yang umum dipakai instansi pemerintah: kepala, isi (pembuka,
isi, penutup), tanpa tanda tangan. Bahasa baku, kalimat efektif,
maksimal 1 halaman.

Untuk surat resmi perusahaan, tambahkan contoh surat yang sudah pernah disetujui. Format kop, penomoran, dan salam penutup tiap organisasi berbeda; contoh asli menjaga konsistensi.

Laporan Kegiatan

Berikut catatan pelaksanaan kegiatan, daftar hadir (jumlah saja),
dan hasil evaluasi peserta. Susun laporan kegiatan dengan bagian:
Pendahuluan, Pelaksanaan, Hasil, Kendala, Rekomendasi.
Bandingkan hasil dengan tujuan di KAK berikut: [tempel tujuan].
Jangan menambahkan klaim keberhasilan yang tidak ada di data.
[tempel catatan]

Menjaga Bahasa Tetap Baku

  • Minta AI memeriksa: "Periksa ejaan, tanda baca, dan kalimat tidak efektif sesuai EYD. Tampilkan dalam tabel: kalimat asal, masalah, perbaikan."
  • Hindari singkatan yang tidak dijelaskan di awal dokumen.
  • Perhatikan penulisan istilah asing: dimiringkan atau diganti padanan bahasa Indonesia.

Kesalahan yang Sering Terjadi

  • Meminta seluruh KAK dalam satu prompt. Hasilnya dangkal dan sulit dikoreksi. Susun per bagian.
  • Dasar hukum karangan. Ini kesalahan paling berisiko. Selalu cek nomor dan tahun peraturan ke sumber resmi.
  • Bahasa terlalu berbunga. Dokumen dinas butuh kalimat efektif. Tambahkan instruksi "kalimat lugas, tanpa kata sifat berlebihan".
  • Menyalin tanpa membaca. Dokumen yang ditandatangani pejabat adalah tanggung jawab penyusunnya, bukan AI.

Langkah Berikutnya

Simpan prompt per bagian di atas sebagai template unitmu. Untuk teknik dasar menulis instruksi, baca cara prompting yang benar, dan untuk template umum lain lihat 15 template prompt ChatGPT.