Kebanyakan tutorial prompt engineering mengajarkan cara bertanya ke AI untuk mendapatkan jawaban umum. Artikel ini berbeda: kita akan fokus pada teknik prompting untuk menyelesaikan pekerjaan administratif nyata, khususnya menyusun dokumen seperti Kerangka Acuan Kerja (KAK), TOR (Terms of Reference), dan proposal proyek. Dokumen-dokumen ini biasanya memakan waktu berhari-hari—dengan teknik yang tepat, draf awalnya bisa selesai dalam hitungan jam.

Mengapa Dokumen Administratif Cocok untuk AI?

Dokumen administratif memiliki karakteristik yang sangat cocok untuk AI-assisted writing:

  • Strukturnya sudah baku dan terdokumentasi (ada template standar)
  • Bahasanya formal dan terukur (bukan creative writing)
  • Banyak bagian yang repetitif antar dokumen serupa
  • Kerangka logikanya bisa dideskripsikan dengan jelas

Namun, AI juga bisa menghasilkan dokumen yang generik dan tidak spesifik jika prompt-nya terlalu vague. Di sinilah teknik prompting menjadi krusial.

Framework Prompting: SCOPE

Untuk dokumen administratif, saya mengembangkan framework prompting yang disebut SCOPE:

  • Situation — Konteks organisasi dan latar belakang proyek
  • Constraints — Batasan anggaran, waktu, regulasi, dan teknis
  • Output — Format dan struktur dokumen yang diharapkan
  • Personalize — Detail spesifik yang membuat dokumen unik
  • Example — Contoh bagian atau referensi dokumen sejenis

Studi Kasus: Menyusun KAK Pemeliharaan Aplikasi

Berikut contoh penerapan framework SCOPE untuk menyusun KAK:

Prompt Tahap 1: Kerangka Utama

Saya adalah project manager di instansi pemerintah daerah. Saya perlu menyusun Kerangka Acuan Kerja (KAK) untuk proyek pemeliharaan aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian berbasis web.

Konteks: Aplikasi sudah berjalan 3 tahun, dibangun dengan Laravel + MySQL. Saat ini mengalami masalah performa karena data sudah 50.000+ record. Ada 5 modul utama: Data Pegawai, Absensi, Cuti, Penggajian, dan Laporan.

Batasan: Anggaran Rp 150 juta, durasi 6 bulan, harus mengikuti regulasi Perpres 16/2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

Output: Draf KAK lengkap dengan: (1) Latar Belakang, (2) Maksud dan Tujuan, (3) Ruang Lingkup, (4) Keluaran/Output, (5) Jadwal Pelaksanaan, (6) Spesifikasi Teknis per Modul, (7) Kualifikasi Penyedia, (8) Rincian Biaya.

Buat dalam bahasa Indonesia formal. Rincian spesifikasi teknis harus di-breakdown per modul dan per role (frontend, backend, DBA, tester).

Prompt Tahap 2: Detail Per Modul

Setelah kerangka utama selesai, drill-down ke setiap modul:

Untuk modul Penggajian, uraikan lebih detail: (1) Daftar fitur yang perlu dipelihara, (2) Potensi masalah berdasarkan usia aplikasi 3 tahun, (3) Estimasi man-days per role (backend dev, frontend dev, tester), (4) Acceptance criteria yang terukur. Gunakan data bahwa modul ini menangani payroll bulanan untuk 2.500 pegawai.

Prompt Tahap 3: Tabel Anggaran

Susun Rincian Anggaran Biaya (RAB) dalam format tabel untuk seluruh proyek. Breakdown per: (1) Biaya personel berdasarkan role dan man-days, (2) Biaya infrastruktur (server, lisensi), (3) Biaya overhead (manajemen proyek, dokumentasi, training). Total harus sesuai pagu Rp 150 juta. Gunakan standar SBU (Standar Biaya Umum) yang wajar untuk tenaga IT di Indonesia.

Tips Kritis untuk Dokumen Pemerintah

  • Selalu verifikasi referensi regulasi — AI sering mengarang nomor peraturan. Cross-check setiap referensi Perpres, Permen, atau PP yang disebutkan.
  • Sesuaikan dengan template instansi — Setiap K/L biasanya punya template KAK sendiri. Gunakan template itu sebagai kerangka, lalu minta AI mengisi kontennya.
  • Jangan copy-paste mentah — Dokumen AI cenderung terlalu "bersih" dan generik. Tambahkan konteks spesifik, data historis, dan detail yang hanya Anda tahu.
  • Gunakan iterasi — Jarang sekali satu prompt menghasilkan dokumen sempurna. Biasanya butuh 3-5 iterasi refinement.

Beyond KAK: Dokumen Administratif Lainnya

Teknik yang sama bisa diterapkan untuk:

  • SRS (Software Requirements Specification)
  • User Acceptance Testing (UAT) document
  • Proposal teknis untuk tender
  • Laporan akhir proyek
  • Dokumen BAST (Berita Acara Serah Terima)

Kuncinya konsisten: berikan konteks spesifik, tentukan format output, dan selalu validasi hasilnya. AI bukan pengganti subject matter expert—tapi AI bisa mempercepat expert tersebut dari berhari-hari menjadi berjam-jam.